در دنیای پیچیده امروز، بسیاری از مشکلاتی که در سازمانها، کسبوکارها و حتی زندگی روزمره ما بروز میکنند، تنها نشانههایی از مسائل عمیقتر و پنهان هستند. اگر تنها به حل علائم بسنده کنیم، مسئله اصلی همچنان پابرجا خواهد ماند. اینجاست که تکنیک ۵ چرا بهعنوان ابزاری ساده اما قدرتمند در تحلیل ریشهای مسئله (Root Cause Analysis) وارد میدان میشود.
این تکنیک ابتدا توسط ساکیچی تویودا (Sakichi Toyoda)، بنیانگذار شرکت تویوتا، ابداع شد و بعدها در نظام تولید ناب (Lean Manufacturing) و سیستم تولید تویوتا گسترش یافت.
در این مقاله به شرح یکی دیگر از تکنیک های اتاق فکر در سایت محمدِامین می پردازیم.
تعریف تکنیک ۵ چرا
تکنیک ۵ چرا فرآیندی تحلیلی است که با مطرح کردن مکرر پرسش “چرا؟” (حدود پنج بار یا تا رسیدن به ریشه مسئله)، به ما کمک میکند تا علت اصلی یک مشکل یا خطا را شناسایی کنیم.
هدف: رسیدن به علت ریشهای، نه فقط دلایل سطحی یا علائم مسئله.
اصول کلیدی تکنیک ۵ چرا
1. سادهسازی فرآیند تحلیل: نیاز به ابزارهای پیچیده ندارد. تنها با طرح مکرر پرسش «چرا؟» میتوان به تحلیل عمیق رسید.
2. پاسخ دقیق و مبتنی بر واقعیت: پاسخها باید مبتنی بر دادهها و مشاهدات واقعی در سیستم باشند، نه حدس یا فرضیات.
3. هدف، اصلاح فرایند است، نه یافتن مقصر: این تکنیک باید در فضایی غیر سرزنشی استفاده شود. تمرکز باید روی اصلاح ساختارها باشد.
مراحل اجرای تکنیک ۵ چرا
1. تعریف دقیق مسئله
قبل از هر چیز باید مشکل را با وضوح و بهصورت عینی تعریف کرد.
مثال: “مشتری از دیر رسیدن سفارش ناراضی بود.”
2. پرسیدن چرا اول
چرا سفارش دیر رسید؟
پاسخ: چون ارسال با تأخیر انجام شد.
3. پرسیدن چرا دوم
چرا ارسال با تأخیر انجام شد؟
پاسخ: چون بستهبندی سفارش دیر انجام شد.
4. پرسیدن چرا سوم
چرا بستهبندی دیر انجام شد؟
پاسخ: چون مسئول بستهبندی از زمان سفارش مطلع نبود.
5. پرسیدن چرا چهارم
چرا او از زمان سفارش مطلع نبود؟
پاسخ: چون سیستم هشداردهی سفارشات کار نمیکرد.
6. پرسیدن چرا پنجم
چرا سیستم هشداردهی کار نمیکرد؟
پاسخ: چون بهروزرسانی نرمافزار انجام نشده بود.
در این مرحله، ریشه اصلی مشکل شناسایی شده است: نقص در سیستم بهروزرسانی نرمافزار هشداردهی.
کاربردهای تکنیک ۵ چرا
- مدیریت کسبوکار و رهبری
- تحلیل فرآیندها در تولید
- بررسی خطاهای سازمانی
- حل مسائل فردی یا خانوادگی
- توسعه فردی و خودشناسی
مزایا تکنیک
- سادگی بدون نیاز به ابزارهای تحلیلی پیچیده
- تمرکز بر ریشه به جای تمرکز بر علائم، به علت اصلی میپردازد
- کمک به تصمیمگیری بهتر شفافسازی مشکل به تصمیمهای دقیقتر منجر میشود
- افزایش یادگیری سازمانی تحلیل دلایل به ایجاد دانش سازمانی کمک میکند
محدودیتها
- اگر پاسخها سطحی یا نادقیق باشند، تحلیل ناقص خواهد بود.
- در صورت وجود چند علت ریشهای، این تکنیک ممکن است کافی نباشد و نیاز به ابزارهای مکمل مانند تحلیل علت و معلول (Fishbone Diagram) باشد.
- اجرای آن نیاز به راستیآزمایی دادهها دارد، در غیر این صورت منجر به تحلیل اشتباه میشود.
نکات طلایی در اجرای موفق تکنیک ۵ چرا
- با ذهن باز و بدون قضاوت وارد شوید.
- پرسشها را بهصورت گفتوگویی و مشارکتی مطرح کنید.
- پاسخها را مستندسازی کنید.
- در صورت نیاز، چراهای بیشتر از پنج عدد هم مجاز است.
- برای هر چرا، به دنبال علت فرآیندی باشید، نه شخصی.
مثال کاربردی در توسعه فردی
مسئله: من همیشه کارها را در لحظه آخر انجام میدهم.
1. چرا در لحظه آخر کارها را انجام میدهم؟
➤ چون کارها را به تعویق میاندازم.
2. چرا کارها را به تعویق میاندازم؟
➤ چون احساس اضطراب میکنم وقتی به آنها فکر میکنم.
3. چرا احساس اضطراب میکنم؟
➤ چون فکر میکنم ممکن است شکست بخورم.
4. چرا فکر میکنم شکست میخورم؟
➤ چون اعتمادبهنفس کمی دارم.
5. چرا اعتمادبهنفس کمی دارم؟
➤ چون در گذشته چند بار مورد انتقاد قرار گرفتم و آنها را درونی کردم.
تحلیل ریشهای نشان میدهد که مشکل مدیریت زمان، ریشه در کمبود اعتمادبهنفس دارد، نه در تنبلی.
جمعبندی
تکنیک ۵ چرا یکی از مؤثرترین ابزارهای حل مسئله است که به ما کمک میکند ورای نشانهها، به علل واقعی و بنیادی مشکلات برسیم. این تکنیک بهویژه در رهبری، کسبوکار و توسعه فردی اهمیت زیادی دارد، زیرا رهبران بزرگ، همواره به جای سطح، به عمق مسائل مینگرند.
در سبک رهبری خاکستری نیز، استفاده از ۵ چرا، ابزار قدرتمندی برای تحریک عقلانی، حل مسئله غیرهیجانی و شناخت حقیقتهای پنهان در دل چالشها محسوب میشود.
